Omgaan met geheimhouding

Leden van een ondernemingsraad praten, denken en beslissen mee over het beleid van de organisatie. Als OR-lid bent u van veel zaken op de hoogte. Een organisatie heeft er baat bij dat niet alle bedrijfsgegevens overal bekend worden gemaakt. Dat is bijvoorbeeld als er een fusie op stapel staat of dat er gereorganiseerd moet worden. Als OR-lid moet u dan vertrouwelijk met de informatie omgaan. De bestuurder vraagt soms zelfs om geheimhouding. Als u er zich niet aan houdt kan dat zelfs tot ontslag leiden. Hoe is dat in de WOR geregeld en hoe gaat u daar mee om?

Geheimhouding

Als verkozen vertegenwoordiging van het personeel heeft u gewone ‘geheimhouding’. Een OR-lid dient namelijk vertrouwelijk om te gaan met informatie en stukken, net zoals bijvoorbeeld een lid van de gemeenteraad of de HR-professional. De vertrouwelijkheid geldt voor OR-leden, commissieleden, ambtelijk secretarissen en deskundigen van de OR Geheimhouding is geregeld in artikel 20, lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden. Naast deze ‘vanzelfsprekende’ vertrouwelijkheid kan de bestuurder de OR ook geheimhouding opleggen. Dat moet de bestuurder dan wel doen vóórafgaand aan de behandeling van het desbetreffende onderwerp. Als de OR het verzoek om geheimhouding onredelijk vindt, kunt u de geheimhouding aanvechten bij de Kantonrechter op basis van artikel 20, lid 7 van de WOR. U kunt ook de Bedrijfscommissie vragen om te bemiddelen. Ook kunt u de opgelegde geheimhouding weigeren. De bestuurder zal dan geen (gevoelige) informatie geven. Voordat een OR hiertoe besluit, is het wel belangrijk om stil te staan bij de gevolgen. In hoeverre kan de OR bijvoorbeeld nog de belangen van werknemers vertegenwoordigen wanneer de bestuurder geen informatie verstrekt over een gevoelig onderwerp?

Afspraken maken 

Geheimhouding brengt een dilemma met zich mee. Het is namelijk niet de bedoeling dat u in uw OR-werk wordt gehinderd door een onredelijke geheimhoudingsplicht. Wanneer uw OR geheimhouding krijgt opgelegd van de bestuurder, dan is het belangrijk om hele goede afspraken te maken rond de volgende drie punten.

1. Welke informatie valt wel en welke informatie valt niet onder de geheimhouding? Gaat het bijvoorbeeld over een reorganisatie, mag u dan wel aangeven dat er een reorganisatie aankomt, maar nog niet waar die reorganisatie precies in de organisatie plaatsvindt? Of mag u er helemaal niets over vertellen. Wat is de argumentatie van de bestuurder voor de geheimhouding?
2. Voor hoe lang geldt de geheimhouding?
3. Wie mag de OR wel en wie mag de OR niet op de hoogte brengen van de kwestie? Mag de OR de zaak wel bespreken met HR of de vakbond bijvoorbeeld?

Maak als OR aan het begin van een zittingsperiode werkbare afspraken over geheimhouding. Bereid dat voor door de WOR, jurisprudentie en deskundigen te raadplegen. Zet op papier hoe in uw organisatie het best naar artikel 20 van de WOR en ‘de vertrouwelijkheid van het OR-werk’ gehandeld kan worden. Zo maakt u de spelregels rond vertrouwelijkheid in uw organisatie concreet. Bespreek zo’n set concept-spelregels met de bestuurder en maak het vervolgens definitief.

Schorsen

Het kan zijn dat in een overlegvergadering de bestuurder bij een ‘moeilijk’ agendapunt meteen de OR geheimhouding oplegt. Zijn er geen afspraken gemaakt en voelt de OR zich overvallen dan is het aan te raden desbetreffend agendapunt niet te bespreken. Zeg dat u het agendapunt niet wilt bespreken voordat er duidelijke algemene afspraken tussen OR en bestuurder zijn gemaakt rond geheimhouding. Schors desnoods de vergadering. Het is verstandig om voor de Overlegvergadering te bedenken hoe u wilt reageren op situaties die in het overleg aan de orde kunnen komen. Meer over geheimhouding en de rechten van de OR hoort u in de Basiscursus (W)OR. Deze cursus bieden we meer dan 15 keer per jaar aan.